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ビジネスマナー基本の『基』

新入社員の皆さまが、社会人としてぜひ身に付けたいビジネスマナー。
既に社会人の皆さまも今一度基本の『基』をおさらいしてみましょう!

社会人としての心構え

時間厳守と健康管理

・朝は、少なくとも始業5分前には席に着き身支度を整え、始業時間には速やかに業務を始められるよう余裕をもって行動しましょう。
・遅刻・早退・欠勤は原則として「しない」ことが基本です。やむを得ず遅刻・早退・欠勤をするときには、迅速な連絡とその後のフォローが重要です。一度や二度の遅刻や欠勤とは考えず、自分も会社の戦力であるという自覚を持ち、繰り返さないように対応策を考えましょう。そのためにもしっかりとした健康管理が重要となります。
ビジネスシーンでは、仕事や対人関係などで、さまざまな不安や心配事があるかと思いますが、「クヨクヨしない」「明日はきっと良い事がある」など明るく前向きに強い精神をもち、『仕事は仕事』と割り切ってストレスをためないことが大切です。

挨拶

・挨拶は、ビジネスマナーの基本です。朝一番の「おはようございます」は自分から積極的に明るく大きな声で行いましょう。帰る際にも、黙って帰るようなことはせず、「お先に失礼します」と必ず周囲の人に挨拶してから帰りましょう。
・目上の人へ間違った挨拶をすると失礼にあたりますので注意しましょう。
(例)NG「ご苦労様でした」→OK「お疲れ様でした」、NG「了解いたしました。」→OK「承知いたしました。かしこまりました。」等の間違いはとても多いので特に注意が必要です。

報告・連絡・相談

・業務において第一ともいえる言葉が、「ほうれんそう」です。ほうれんそうとは「報告」「連絡」「相談」の頭一文字をとったもので、社会人としての基本となります。
・報告とは、現在の状況を説明することです。報告の際は最初に報告の内容を言い、それから経過説明などを行うようにするなど、端的にわかりやすく伝えましょう。前もって報告事項をまとめておくとよいでしょう。
・連絡とは、関与者に必要な情報や有効な情報や事実を自らの意思で知らせることです。仕事でミスした時、仕事の納期が遅れそうな時など悪い情報ほど迅速に伝える必要があります。そのような場合は、即刻上司に報告をして指示を受けましょう。
・相談とは、分からないことや疑問点など解決したいテーマについて上司や先輩・同僚の意見を求めることです。業務がうまく進まないときや判断に迷う時などにしっかりと相談して問題の解決に努めましょう。

身だしなみのキホン

キホンの身だしなみ

・ビジネスマナーとしての服装の基本はスーツ、もしくはそれに準ずる服装です。服装は自身の能力、人となりをアピールする重要な要素の一つです。相手へ不快感を与えず、個々の個性を生かせる華美になりすぎない服装を心がけると良いでしょう。意外と目を引く襟や袖口、靴の汚れやシワにも注意しましょう。

TPOを考える

・ビジネスマナーにおいて、香水は接客業など禁止と定められている職業を除き香水をつけることに問題はありません。ただし、強い香りは周囲に不快感を与える恐れがあるので、オーデコロンのように比較的香りの弱いものを選択するようにしましょう。
 また女性の場合、ノーメークは避け健康的で明るい印象を与えるメークを心がけましょう。アクセサリー、時計なども派手すぎないものを選択しましょう。

清潔感が大切

・身だしなみの基本の中で最も大切なのは清潔感です。身体や衣服や頭髪を常に清潔に保ち、周囲に不快感を与えないよう心がけましょう。男性の場合は髭の剃り残しにも注意しましょう。この他にも、口臭、体臭、爪の切り忘れ、女性の場合はネイルのはがれなどきをつける点は多数あります。

社会人のキホンマナー

電話応対

・会社に電話がかかってきた場合、新入社員や新人の場合は誰よりも先に電話をとる習慣をつけましょう。仕事の内容もよく分かっていない内から電話にでることを躊躇(ちゅうちょ)してしまうかもしれませんが、一日も早く仕事に慣れるためにも積極的に電話にでましょう。
・原則電話は「3コール」以内にとりましょう。これより遅れた場合は、電話を取った際に「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉をそえましょう。
相手が社外の人の場合は、「いつもお世話になっております」と挨拶をしましょう。その際相手が名乗らない場合には「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますでしょうか?」などと尋ねて誰からの電話なのかを確認する癖をつけましょう。
相手の社名・名前は正確にメモをとり、用件は復唱して確認しましょう。不明な点や聞き取りにくい場合には「失礼ですが・・・」と聞きかえし用件を把握しましょう。
電話を切る際は原則として相手が切ったことを確認して受話器を置きますが、相手がきらない場合は「ガシャン」とならないように受話器を静かに置きましょう。
・電話をかける際は、相手の名前・用件を確認し「○○の件でお電話いたしました~」とと前置きを入れ、「お時間少々よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認し、用件を伝えましょう。電話を切る際は、静かに受話器を置き切るようにします。

来客対応

来客の案内・誘導のマナー

・エレベーターに乗るときは、基本はお客様が先に乗り先に降ります。ただし「開」ボタンを押す必要がある場合は先に乗ってドアを押さえてお客様が乗るのを待ちます。降りるときも「開」ボタンを押しドアを抑えながらお客様が降りるのを待ち後から降ります。

お茶だしのマナー

・お盆をサイドテーブルまたは下座側のテーブルの端の方に置き、茶托(ちゃたく)を両手で持ち来客の前にお出しします。お茶を出す順番は、来客が先で、自社の社員が後です。また、来客の中でも上座のお客様に一番先にお茶をお出しします。

応接室へのご案内

・案内する時は、押し開きのドアの場合は誘導者が先に入室し、「どうぞ」と中に招き入れます。ドアが手前開きの場合は、先にお客様を通してから入ります。
お客様へ「こちらにおかけください」と上座をおすすめします。※上座とは、出入り口から一番離れた席です。

名刺交換のポイント

・名刺を交換する場合、目下の者から先に名刺を出すのがマナーです。ほぼ同時に名刺を出す場合もありますが、基本は目下から目上にと覚えておきましょう。また訪問先では相手より先に名刺を出すようにし、訪問の際にはあらかじめ名刺入れを用意しサッと出せるようにしておきましょう。名刺は「○○会社の○○と申します」と挨拶しながら、相手に向けて出します。
・差し出された名刺は、「ありがとうございます」と両手で受け取る。このとき文字に指をかけないように配慮をする。
・受け取った名刺は、名刺入れの上に乗せ、椅子に座った後にテーブルの上に自分から見て「左側」に乗せます。複数枚交換した場合は、相手の着席順に並べましょう。

メール応対

・ビジネスの現場での電子メールは、社内・社外の通信手段として必要不可欠なビジネスツールです。メールはとても便利な半面、顔の見えないやりとりなので、ルールやマナーを守って作成することが重要となります。

メール作成時の注意点

・宛先(アドレス)を正確に入力する。アドレスを間違えると相手に届かないばかりか、誤送先のサーバにも迷惑となります。アドレスは正確に入力するよう注意しましょう。
・メール本文の内容が分かるような簡単な件名(サブジェクト)をつける。
・本文では、差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もあるのでまず名乗りを入れます。
・本文には「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶を入れ、必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすいよう1行の文字数は、最大35文字程度になるように改行を入れる。行数が長くなる場合は、適宜空行を入れる。
・資料は、添付ファイルにして送る。
・差出人がわかるように、メールの最後には所属・名前・電話番号などの入った署名(シグネチャー)を入れる。署名は、あまり長くなり過ぎないように6行程度にまとめる。


〈ビジネスメールの入力サンプル例〉

ビジネスマナー基本の『基』

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